Handbuch

Kunden

Kunden sind die Struktur über den Domains: Sie bündeln Domains, bekommen auf Wunsch eine Status-Seite, einen Monatsbericht und ein eigenes Login, und sie halten Notizen und Wartungsfenster zusammen.

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Kunden anlegen und Domains zuordnen

Unter Kunden legst du einen Kunden mit Name (eindeutig je Organisation), Kundennummer, Kontakt-E-Mail und Notizen (bis 5000 Zeichen) an. Domains ordnest du beim Anlegen, beim Import für die ganze Liste oder später in den Einstellungen der Domain zu; eine Domain gehört zu höchstens einem Kunden. Die Domainliste, Ereignisse und Incidents lassen sich nach Kunde filtern, der Kundenname verlinkt direkt auf seine Domains.

Archivierte Kunden verschwinden aus der Liste, ihre Domains laufen weiter; Archivieren schaltet die Status-Seite ab und beendet den Berichtsversand. Löschen entfernt den Kunden samt Kundenzugängen, Einladungen und Wartungsfenstern; die Domains bleiben ohne Kunde erhalten. Anlegen, Ändern und Löschen dürfen Owner, Admins und Mitglieder.

Kundenzugang, nur lesend

Ein Kundenzugang ist ein Login mit der Rolle „Kunde“, fest an einen Kunden gebunden. Der Endkunde sieht ausschließlich seine eigenen Domains, Monitore, Incidents, Ereignisse, DNS-Snapshots und die Wartungsfenster, die seine Domains betreffen; jede andere Tabelle liefert ihm nichts. Er sieht weder Notizen (zur Domain und zum Kunden), noch Tarif, Kanäle, Mitglieder, Vorschläge oder wer einen Incident quittiert hat, und er kann nichts ändern: keine Domains, keine Prüfungen anstoßen, kein Quittieren.

  1. Einstellungen → Mitglieder → Einladen, Rolle „Kundenzugang“, Kunde wählen (Owner und Admins).
  2. Die Einladung geht per E-Mail, gilt sieben Tage und ist an die Adresse gebunden; der Kunde registriert sich mit dieser Adresse oder meldet sich an und nimmt die Einladung an. Danach meldet er sich wie jeder Nutzer an, auf Wunsch mit Zwei-Faktor oder Passkey.
  3. Entziehen: Mitglied entfernen oder offene Einladung zurückziehen. Ein Kundenzugang lässt sich nicht zum Team-Mitglied machen; dafür neu einladen.

Kundenzugänge zählen nicht auf das Mitgliederlimit des Tarifs, ihre Zahl ist unbegrenzt. Sie bekommen keine Organisationsmails, keine Push-Nachrichten und keinen Zugriff auf die API. Den CSV-Export seiner Domainliste kann der Kunde nutzen.

Öffentliche Status-Seite

Je Kunde lässt sich eine Status-Seite einschalten (Kunde bearbeiten → „Öffentliche Status-Seite“, Owner, Admins und Mitglieder). Die Adresse /status/{kunde}/{token} liegt auf der Website, braucht kein Login und zeigt in der Sprache des Berichts (oder der Organisation): Gesamtzustand, je aktiver Domain den Zustand, die letzte Prüfung, die Verfügbarkeit der letzten 30 Tage, den Website-Status, die Restlaufzeit des Zertifikats und offene Incidents mit Typ, Schwere und Beginn. Befundtexte, Adressen und Konfiguration stehen bewusst nicht darauf; eine pausierte Domain erscheint als „Wartung“.

  • Der Link enthält ein Token. Schalter erneut betätigen erzeugt ein neues Token und macht den alten Link ungültig; Ausschalten oder Archivieren des Kunden entzieht ihn ganz. Beides steht im Audit-Log.
  • Die Seite ist von der Indexierung ausgeschlossen, aktualisiert sich alle 60 Sekunden und antwortet mit „nicht verfügbar“, sobald der Link entzogen wurde.
  • Die Fußzeile nennt DomainWarn; das White-Label gilt für Berichte, nicht für die Status-Seite.

Monatsbericht als PDF

Für jeden Kunden gibt es einen Bericht je Kalendermonat in der Zeitzone der Organisation: Zusammenfassung (Domains nach Zustand, Verfügbarkeit in Prozent und Ausfallminuten, Incidents, Änderungen, ablaufende Zertifikate und Domains), Domains im Überblick (Zustand, Uptime, Latenz p50/p95, Zertifikat gültig bis, Domainablauf, Registrar), ablaufende Zertifikate (30 Tage) und Domains (60 Tage), Incidents des Zeitraums mit Dauer und bis zu 200 erkannte Änderungen ohne die aus Wartungsfenstern.

  • Abruf: Kundenliste → Monatsbericht → Monat wählen (die letzten zwölf) → „Bericht öffnen (PDF)“. Der Link ist signiert, funktioniert ohne Login und ist 60 Tage gültig; er lässt sich kopieren und an den Kunden schicken.
  • Automatischer Versand: Beim Kunden „Monatsbericht automatisch per E-Mail senden“ einschalten und eine Kontakt-E-Mail hinterlegen. Der Bericht des Vormonats geht in den ersten Tagen des Monats als PDF-Anhang mit Link an diese Adresse, in der Sprache des Kunden (Deutsch, Englisch oder wie die Organisation). Kunden ohne Domains und archivierte Kunden werden übersprungen.
  • Laut Tarif sind Monatsberichte ab Agency enthalten.

White-Label: Berichte im eigenen Design

Im Tarif Agency Pro (und in der Testphase) gestaltest du Berichte unter Einstellungen → Organisation → „Berichte im eigenen Design“: Logo (PNG, JPEG oder SVG bis 300 KB), Akzentfarbe, Anzeigename und die Option, den Hinweis „mit DomainWarn“ auszublenden. Das Logo ersetzt den DomainWarn-Schriftzug im PDF, die Berichtsmail trägt deinen Namen als Absender, dein Logo und deine Farbe; die Absenderadresse bleibt die von DomainWarn, damit SPF und DKIM stimmen. Nach einem Tarifwechsel bleiben die Einstellungen gespeichert, werden aber erst mit dem passenden Tarif wieder wirksam. Alarm-Mails, Einladungen, Dashboard und Status-Seite bleiben im Design von DomainWarn.

Siehe auch: Tarifvergleich

Notizen

Notizen gibt es je Kunde und je Domain (Einstellungen der Domain, bis 5000 Zeichen, Klartext): Ansprechpartner beim Hoster, Zugänge ohne Passwörter, Besonderheiten. Die Domainübersicht zeigt beide Notizen nebeneinander. Sie sind nur für das Team sichtbar, nie für Kundenzugänge, und Teil des Datenexports der Organisation.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein eigenes DomainWarn-Konto?
Für den Kundenzugang ja: Er registriert sich mit der eingeladenen Adresse oder meldet sich damit an. Für die Status-Seite und den Monatsbericht nicht, beide funktionieren per Link ohne Login.
Kann ein Kunde mehrere Kundenzugänge haben?
Ja, beliebig viele Personen lassen sich für denselben Kunden einladen; keine davon zählt auf das Mitgliederlimit.
Sieht der Kunde, wer einen Incident bearbeitet hat?
Nein. Er sieht Incidents mit Typ, Schwere, Beginn und Ende, aber nicht, wer quittiert hat, und keine Notizen.
Kann ich den Bericht vor dem Versand prüfen?
Ja, der Bericht des laufenden und der vergangenen Monate lässt sich jederzeit als PDF öffnen. Der automatische Versand schickt jeweils den abgeschlossenen Vormonat.